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采购经理分享真实的采购经历

来源: 2018-06-22 10:30

多年采购课程的培训,以下是一位采购经理分享的真实的采购经历,供大家学习交流与分享:

我看过论坛中讲采购员分类的一个贴子,我就是其中所谓的第一类-执行采购者,我每天的工作就是做单,输单,开立LC,催货,入帐结报.应付供应商的催款,追厂内付款,品质跟踪索赔等。另外供应商的评估,也就是做做表面的单据文章。没有什么执行力的。

我们的原料供应商都是国外的,全球也就那么几十家做,而且都由我们的客户指定的。相对而言,公司对供应商的谈判力度不是很强.

其实累的原因大都在公司内:

一.一奴侍三主。我现在有3个直接主管:采购经理,计划经理,财会经理。每拿到计划经理的购单,我请采购经理分配供应商及价格,然后完成请购单填写,给计划经理签字,给总经理签字。然后做订购单,再给计划经理签字,订购单在会给财会经理签字,对于财会经理的疑问:为什么不买甲而买乙,为什么突然买这么多?为什么这个价格有涨,我都小心翼翼的解释,讨好他签字,不然订单是发不出去的。然后签好的定单要去盖章.公司对盖章时间还有规定的,早8:30-9:00,下午1:30-2:00,过时盖章的人就会给脸色看了.所以我每次都要掐算好这些老大签字的时间,以便能在法定的时间内盖好章,然后盖完章的还要复印1份给财会.其实光单据这么一走,至少就要5天。对于业务那边的急单,狠不得马上让供应商第2天交货的,此刻我根本就是个百米运动员,楼上楼下来拿单据来回跑,面带笑容的解释:不好意思,这是急单,因为业务那边~~供应商那边~~麻烦您签个字吧,麻烦您盖个章吧~~谢谢。

二.小公司的接单无规律。我们的客户是上帝,1年多都没交的货可以突然下个很大的单子。采购就立刻打电话给供应商紧急买料。快点啊,快点,帮帮忙,不然头就要掉下来。料催到了,客户的单子又取消了。采购赶紧跟供应商解释:不好意思,因为市场变化,请您帮忙把料往后延迟,或是帮我取消吧~库存的退给你吧。这样的事1个月可以发生2,3次,一会急,一会又延。嘿嘿,我的脸皮已经练的超厚了,尽管有些老道的供应商骂人都不带脏字的,我依然打哈哈。

三.采购料品的规范。在这里让大家见笑了,我们公司的采购订单上对于规格的确认很简单,就一个品名。对于交货期的控制也没有条款去规范。第1年我初来乍到,以为就是这么做的,可第2年陆陆续续发生了很多料品和厂内规范不统一的事情,我就翻文件柜,终于找到了1份与各供应商签署的供料规格书,还是5年前的,而且有的签了,有的根本没签,。即使签了的,与现在的厂内规格也有不符的。于是我私下问公司的技术部(我男朋友,呵呵),能否重新和供应商确认一些料品规范,他说每家供应商的供货规范都不一样,和ICPC的都有差别的。如果我们定个中值,有些客户指定的供应商就无法送货。他打算定个下限值,再订个上限值。这样虽然简单,可是对于供应商供货料品的CPK确难以控制,所以到时我们品管可以每月根据进料统计供货料品的CPK,把这些值发给供应商看,让他们自己了解自己产品的CPK,除此我们无话可说~~

讲到料品规范的问题,有件事让我印象很深,我们以前偶尔跟A家买1料,后来市场变化,原料紧缺。A家不供货,理由是平常我们买的都很少,现在多了更给不了,于是我们问B家有没有1料,B家说有的,他们就是跟A家买的。于是我们的采购经理大叫“好”,立刻下单就买~~(中间没有任何书面规格确认的沟通)后来B家的1料用在客户端出现问题,查不出原因。我问B家1料的学名是什么,才发现B家的1料其实和A家的1料不一样,报告采购经理,采购经理立刻让我骂B家:你为什么给错货,B家说自己厂内买的1料就是这样的规范~~这样类似的事情发生很多,一些新料品的下单购买前连个规范确认都没有.都是料进来了才让我跟供应商要张规格书.我觉得这也不是个事儿吧,就先口头跟采购经理报告:是不是要和供应商签个规范协议,采购经理说:是哦~~也没见啥具体号召,后来我用内部邮件发给老大,包括技术,品管:是否能有个规范协议~~可是直到今天我们买的原料还是没有一个有效的规格书.大家都太忙了吧~~顺便提以下,我们每月购买的原料金额在250万美金.

四:订单价格和数量确认.因为公司做的提前1个月采购(因为海外交期是1个月):目前订购做法是:不先和供应商沟通,按照自己的意员分配好数量,价格按照当时价格下单.单子给供应商后~~各家电话就来了:这个价格还不能做确认啊,到时可能会变动的;这个量是不是多了,估计接不了;也有说量少的,能不能增多~~于是采购经理再电话和他们沟通,然后让我再去改定单,于是复杂的签字流程又开始出现了,我又开始不停的和财会经理解释,这个不确认量,所以要改;那个答应降低价格,所以要改,麻烦请签字~~~就这个问题,我一开始工作时就很有疑问,为什么不做事先沟通,采购经理的回答是:先把量,价放下去,以这种市场来看,价格会上扬.如果供应商能同意旧价,我们就赚了~如果价格下跌,我们再修改定单~~于是乎~~我就成了制作定单专业户~~修改~盖章~~复印~

五:交期的确认.我们订单上写的交期,70%的供应商是没办法完全履行的,基本上他们自己排个交期,然后发给我,我再通知物管,告诉他们的交期是这样那样,如果真的要断料,就每天早一个电话,中午一个邮件,下班前一个电话,催货~交一点是一点,交不了我挨着头皮受厂内的抱怨.

六.催债难逃.公司定了制度,面对供应商,只有采购是对外的,采购是对内对外沟通的桥梁~`催债的一律采购接待,无论使用什么招数~~反正都是我挨着~~告诉他们:会计病了~~银行系统坏了~~财会经理休假,没人签字~~其实有的供应商也就想知道我们可以在什么时候付,财会经理说10天后,可是10天后又因为货款没及时到帐,原料款还是没办法付,人家供应商就对我产生了怀疑.好象欠了他家一大笔债,下辈子只能做牛做马了.到了月底,我连电话都不敢接了~让同事待接,就说采购不在~~

七.品质不熟.说到这个问题我觉得自己还是有责任的,我买的原料,从进厂到做成产品,是一个什么过程~~我都没见过,甚至连原料什么样的包装,里面是啥样,都不是很了解,我觉得自己只是个买的工具.但是品质索赔,因为公司有制度,面对供应商,只有采购是对外的,采购是对内对外沟通的桥梁~我还要跟供应商谈为什么索赔,生产中到底有什么问题产生?可是没有现场经验的我怎么去谈?

当初进公司本来有培训的,因为采购那会没人做单,催货,就看着我了,所以有一些原料课程和现场的课程我都没有上.后来工作又忙,就这么稀里糊涂的过去了.老大后来也安排我去现场看了以下,就十几分钟,可是那些对我来说,就是走马观花,自己还是不了解啊.我去年和采购经理提出,能否让我在品管做1个月,或现场学习1个月,以便和供应商沟通~~(备注:采购经理是以前的品管经理)可她说:你已经做的很好了~~有时要求太高也未免是个好事情,你已经很优秀了,你还要再做什么啊~~后来她打哈哈:你是想把我干掉吧~~"呵呵~我是真的一无所知,你的位置我哪能坐的了"我回答到.

其实,我就是想学一点现场的,以便跟供应商谈索赔时有理有据~~自己也掌握点东西~~

八.无系统操作.我们公司是生产,销售企业,上面也说了每月采购金额.相信这个采购量还是很大的,可是厂内却没有ERP系统,都是手工帐~~今天缺这个料,让紧急调货,后来仓库又找到了~~说还有很多.本来我费心尽力谈好料可以退的,等来拉货时却找不到料了,原来已经安排线上使用了~~这种事情不断的发生让我感到厌烦~~疲惫不堪~~

说到这个系统,再提下我们用的内部工作交流系统,叫OA,不知道大家的公司有没用到这个,我觉得以前的OUTLOOK还很好使的,现在换成OA,别人发的邮件自己还删不了,只能发的人删,而且别人的邮件还不具备回复,转发,功能.发的邮件也没办法按照<发件人><发送时间>筛选的,发的人只能选择置顶,要不别人可能就看不到~~哎~结果一群邮件都是置顶~~也没办法删~~看的我的眼睛是花啊~~不知道看哪个~IT说OA的好处是把资源共享在网络上了,大家在家里也可以上网办公的,可是我回家上公司的地址也打不开~原来是主任级以上的人才有这个外部办公权限~~哎~~其实那些平日部门沟通的邮件都是我们这些小弟发的,主任能有时间看就不错了(我们公司要开的会也贼多~~跟赶场一样)

九.采购流程不明~~有份采购的SOP,是建厂初老采购写的.但现在的料品作业已经有很大变化了.于是上个月有新的流程公布(财会人写的),可是跟现实操作中有很多相冲突的,我圈圈点点的疑问发给大家,可是到现在还是没个定案~~真难啊~我做的也好难~~不按流程做要罚钱~~按流程做了又不通~~难~说实话每天都提心掉胆.

十.尽管我列举了以上不足,但是成功的是:我们公司已经顺利的通过了ISO9000/14000,甚至是TS16949.并且我们的一些客户要求我们的材料是GP的,所以让采购我要求我们的供应商也是GP的~~甚至是那些小包材厂~~于是我费心和大字不识几个的老板讲什么是GP.你要在GP协议上签字,并且你们的工厂也要GP自行评估(那些小作坊怎么成GP?自己都难以想象),还要供应商提供料品SGS报告(现在SGS的认证费用有的就超过包材供应商一个月的销售额呢)

十.关于灰色收入.别人来推销的电话问我是不是采购,我说我不是;别人问采购姓什么,我瞎编一个给他.因为我怕他们来拜访.第一,我没时间,第二我没权利,第三,我恐怕真的也不懂.以前有个电话推销过来说是卖汽车的,我说小姐抱歉,我们公司需要买汽车,小姐说你是采购啊,你可以买的啊~~哎~我03年10月进公司的工资是1100,做到去年末,工资是2300.平均起来连去年苏州的人均工资都还没达到~~过年后公司取消行政人员的加班费,现在我工资一下少了200,本人是很少准时下班的,有时晚9点还在公司做单子~~年终奖连半个月的工资也没有.

对于现在的公司,我很感激它,让一个刚毕业的傻丫头学会了很多职场的交际。因为要求采购独自对外,工作中我也学到了财务,技术,品管的一些知识.期间我也自学报考了国家物流师,已经顺利的通过了.但是这也让我更看到了自己公司内物流出现的问题,我们办公室的采购,计划,业务,生管是在一起的.每天办公室就象菜市场.我有时跟供应商讲电话都没办法听清楚的~~可是,我个人的力量是有限的~讲这么多,我希望我们公司的运做体制能有所改变,真的~~毕竟执行长也不是全能的,他能看到的能管的也只是大局,希望各部门的主管能真正想一想:能不能少一些争吵,多一些合作?少一些推脱,多一些责任?少一些官僚,多一些协助.